Rola księgowej w firmie

Księgowość to działanie polegające na prowadzeniu ewidencji księgowej na postawie dokumentów księgowych. Dzięki aktualnym wpisom do ksiąg rachunkowych działalność w prosty sposób skontroluje finanse. Gromadzone są tam wszelkie zdarzenia finansowe działalności w oparciu o zbiór faktur i rachunków. Tak tworzony zapis wydarzeń gospodarczych daje wgląd w inwestycje, sprzedaż, zakupy, pensje pracowników, podatków i innych działań finansowych.

W odróżnieniu rachunkowość obejmuje nie działania z zakresu księgowości. W rachunkowość wliczają się także ewidencja, kalkulacja, analiza i planowanie kosztów i finansowa sprawozdawczość, więc szersze dane w dziale finansów firmy.

Stopnie zaangażowania księgowego wybiegają szerzej ponad tworzenie rachunkowych ksiąg. Co więcej biura rachunkowe podejmują się robienia zestawień sald i obrotów, wyceny pasywów i aktywów albo katalogowania i segregacji danych firmy. Za sprawą księgowej, działalność zdobywa również nadzór nad poprawnością rozliczeń z kontrahentami, rzetelną ewidencję zdarzeń gospodarczych i weryfikację dokumentów. Biuro rachunkowe sporządza również potrzebne finansowe sprawozdania, a do tego przesyła dokumenty ZUS i deklaracje podatkowe.

Jak prowadzona jest księgowość

Księgowe mogą prowadzić księgowość na różne sposoby w zależności od formy, wielkości, charakteru i metod działania przedsiębiorstwa.  Biura rachunkowe zazwyczaj podpowiadają przedsiębiorcom dobrać najlepszą dla nich firmy metodę księgowania zgodnie z prawem.

Księga Handlowa

Pierwszym wśród nich jest pełna księgowość (księga handlowa), którą ustanawiają zasady zawarte w ustawie o rachunkowości. Za terminem księgi handlowej znajduje się najsilniej rozbudowana forma rozrachunkowa. Jej celem jest wykazanie w przejrzysty sposób sytuacji finansowej firmy – jej gospodarności, rentowności i finansowej płynności.

Według ustawy o rachunkowości, pełną księgowość muszą mieć:

• spółki handlowe – osobowe, kapitałowe, spółki w organizacji;
• osoby fizyczne, spółki cywilne, spółki jawne i spółki partnerskie, kiedy w poprzednim roku obrachunkowym ich przychody netto ze sprzedaży produktów, towarów, usług i operacji finansowych wynosiły co najmniej kwotę równą 2.000.000 euro w w przeliczeniu na złoty;
• organizacyjne jednostki funkcjonujące na bazie bankowego prawa, przepisów związanych z wartościowymi papierami, przepisów o inwestycyjnych funduszach i zarządzaniu inwestycyjnymi funduszami alternatywnymi, przepisów o działalności reasekuracyjnej i ubezpieczeniowej, przepisów o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych lub przepisów w zakresie funduszy emerytalnych, nie zważając na wysokość przychodów;
• województwa, powiaty, gminy i ich związki;
• organizacyjne jednostki niemające osobowości prawnej, a pozyskujące przychód;
• fundacje i stowarzyszenia, nawet jeżeli ich jedynym źródłem przychodu są zaledwie członkowskie składki;
• polskie oddziały i przedstawicielstwa działalności zagranicznych.

Organizacje nieomówione powyżej, o ile otrzymują na realizację zleconych zadań subwencje lub dotacje ze skarbu państwa, funduszów celowych – od rozpoczętego roku obrachunkowego, w którym subwencje lub dotacje były im przyznane.

KPiR – książka przychodów i rozchodów księga podatkowa

Równie powszechnym sposobem prowadzenia ksiąg rachunkowych jest księgowość jako książki przychodów i rozchodów (KPiR) (księga podatkowa). Trafiają tam dane dotyczące przychodów i rozchodów, a na ich bazie księgowa może ustalić dochód, co podlega opodatkowaniu. Bazą określającą zasady prowadzenia KPiR jest odpowiednie dla KPiR Rozporządzenie Ministra Finansów. W uproszczonej księgowości koszty muszą mieć notatki, jakie z nich są, a jakie nie są traktowane jako koszty uzyskania przychodu. Oprócz tego każdego miesiąca trzeba uzupełniać zestawienie dochodów, przychodów i kosztów z rozdziałem na zwolnienia podatkowe. Ważna jest też ewidencja trwałych środków, zatrudnionych osób i spis dochodów zwolnionych z podatku z minionych lat. Niekonieczne są natomiast ewidencja pieniężnych operacji np. wyciągów bankowych.

KPiR muszą prowadzić osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne i spółki partnerskie, których przychód wcześniejszego roku obrachunkowego nie przekracza 2.000.000 euro w polskiej walucie.

Ryczałt

Kolejnym sposobem jest ryczałt ewidencjonowany, a więc prosta forma opodatkowania, jakiej stawki wahają się od 2% do 17%. W rozliczeniu ryczatłowym nie umieszcza się kosztów uzyskania przychodów. Stąd też firma nie musi prowadzić Pełnej Księgowości ani Książki Przychodów i Rozchodów. Zamiast tego konieczne jest tworzenie ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych i wykaz wyposażenia – jeśli je ma.

Z ryczałtu ewidencjonowanego mogą skorzystać:

• osoby fizyczne pozyskujące przychody z prowadzenia działalności
• pozyskane drogą spadku
• spółki cywilne, gdzie jedynie wspólnikami są osoby fizyczne
• spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstw pozyskanych drogą spadku
• spółki jawne, gdzie jedynie wspólnikami są osoby fizyczne

Wytycznymi do spełnienia jest to, by przychody we wcześniejszym roku obrotowym nie przekroczyły limitu 2 mln euro, liczonego według kursu euro ogłaszanego przez NBP na 1 dzień roboczy października w poprzednim roku.